Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Voup Oy:n rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 1.4.2020. Viimeisin muutos 24.6.2020.

 

1. Rekisterinpitäjä

Nimi                            Voup Oy

Y-tunnus 3133986-7

Katuosoite                 Paarmarinne 25

Postitoimipaikka    01490 Vantaa

Kotisivu                      www.voup.fi

 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Nimi                            Roope Pöllänen

Sähköposti                 roope.pollanen@voup.fi

 

3. Rekisterin nimi

Voup Oy asiakasrekisteri.

 

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

– henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)

– sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena, tai

– rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde, jäsenyys).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, markkinointi tms.

Tietoja voidaan lisäksi käyttää rekisterinpitäjän muissa omissa rekistereissä sekä oman toiminnan tilastointi-, suunnittelu-, sekä kehittämistarpeissa. Rekisterissä käsiteltäviä tietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointi-/asiakasviestinnän kohdentamiseen rekisteröityä kiinnostavaksi.

 

5. Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö

 

Rekisteriin tallennettavat

Yksityishenkilöltä rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

  • henkilön etu- ja sukunimi
  • yhteystiedot (mm. puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, sosiaalisen median tunnukset)
  • asiointitiedot
  • laskutustiedot
  • muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Yritykseltä rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: 

  • yritys/organisaatio
  • Y-tunnus
  • yhteyshenkilön etu- ja sukunimi
  • yhteystiedot (mm. puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, sosiaalisen median tunnukset)
  • asiointitiedot
  • laskutustiedot
  • muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

 

6. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisterinpitäjän, rekisteröidyn sekä rekisterinpitäjään asiakassuhteessa olevan sopimuksen täytäntöönpanemiseksi ja sopimuksesta mahdollisesti aiheutuvista velvoitteista vastaamiseksi sekä lisäksi rekisteröidyn asiakkuuden hoitamiseksi.

Tiedot poistetaan, kun niiden em. säilytysaika on päättynyt.

 

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Erikseen sovituissa tapauksissa rekisteriin tallennettavista tiedoista osa tai kaikki voidaan myöskin saada kolmansilta osapuolilta, kuten esimerkiksi maksullisista osoiterekistereistä. Näissä tapauksissa Voup Oy sitoutuu kertomaan tietolähteensä asiakkaalleen sitä pyydettäessä.

 

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakkuusrekisteristä voidaan luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lain sallimissa rajoissa rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille sekä asiakassuhteessa oleville mm. sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä palvelujen myynnin toteuttamista varten. Lisäksi rekisteritiedot siirretään em. määritellylle henkilötietojen käsittelijälle.

 

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

 Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ellei toisin sovita.

 

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

 

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä pyytää ko. tietojen oikaisemista, poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä tai profilointia, mikäli rekisterinpitäjällä ei ole perusteltua syytä tätä vastustaa esimerkiksi rekisterinpitäjän sopimuksen toteuttamista varten tai muutoin oikeutetun edun turvaamiseksi. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot ja tarvittaessa saada korjattua hänestä rekisterissä olevat tiedot.

Rekisteröidyn oikeudet tulee toteuttaa kirjallisena rekisterinpitäjälle ja siten, että rekisterinpitäjä varmasti voi varmistua rekisteröidyn henkilöllisyydestä oikeuksiensa toteuttamiseen.

Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.

 

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn perustellusta vaatimuksesta rekisterissä olevan virheellisen, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon ilman aiheetonta viivytystä.

Rekisteröidyn tulee tehdä oikaisupyyntö kirjallisesti. Pyyntö tulee yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa sekä sähköistä suoramarkkinointia varten.